5 документов, которые должен хранить каждый ИП: сроки и нормы

ИП, который ведёт учёт доходов и расходов по Налоговому кодексу, бухгалтерский учёт не ведёт (п. 1 ч. 2 ст. 6 Федерального закона № 402-ФЗ). Но это не значит, что хранить нечего: налоговая, банк или контрагент могут запросить документы за несколько лет назад. Разберём пять групп документов, которые должны быть у каждого ИП, и сколько их хранить.

1. Первичные документы по сделкам

Договоры, акты, УПД, накладные, счета-фактуры, кассовые чеки. Они подтверждают доходы, а на УСН «доходы минус расходы» и на общей системе — ещё и расходы. Нет документа — расход не учтут, налог доначислят.

Срок хранения — 5 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Отсчитывают его с года, следующего за тем, в котором документ последний раз использовали для расчёта налога: акт 2026 года, учтённый в декларации за 2026 год, нужно хранить до конца 2031 года.

2. Книга учёта доходов и расходов

Её ведут ИП на УСН (ст. 346.24 НК РФ), на патенте (п. 1 ст. 346.53 НК РФ) и на общей системе. По ней налоговая проверяет сумму налога и соблюдение лимитов — например, 60 млн руб. для патента. Заверять книгу в инспекции не нужно, но по требованию её нужно представить. Самозанятые на НПД книгу не ведут.

Срок хранения — 5 лет. Если на УСН «доходы минус расходы» есть убыток, который вы переносите на будущее, книгу и документы за год убытка храните весь срок переноса (п. 7 ст. 346.18 НК РФ).

3. Банковские выписки и платёжные документы

Выписки по расчётному счёту, платёжные поручения по налогам и взносам, документы по кассе. Они подтверждают и доходы, и уплату налогов. Налоговая видит движение по счетам, поэтому выписка, расходящаяся с книгой учёта, — первый повод для вопросов. Срок хранения — 5 лет.

4. Отчётность и квитанции о приёме

Декларации, расчёты, уведомления об исчисленных суммах и квитанции о том, что инспекция их приняла. Квитанция доказывает, что отчёт сдан вовремя, — без неё спор о штрафе за просрочку выиграть трудно. Срок хранения — 5 лет.

5. Кадровые документы — если есть работники

ИП-работодатель хранит документы по личному составу так же, как организация. Трудовые договоры, приказы о приёме и увольнении, личные карточки, документы о начислении зарплаты, созданные после 2003 года, хранятся 50 лет (ст. 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ «Об архивном деле»). Табели учёта рабочего времени — 5 лет.

Электронные документы и сканы

Документы, которые изначально подписаны электронной подписью — например, через ЭДО, — можно хранить в электронном виде. А скан бумажного документа оригинал не заменяет: бумажные договоры и акты храните в бумаге.

Что будет, если документов нет

• Не представили документ по требованию — штраф 200 руб. за каждый документ (п. 1 ст. 126 НК РФ). Срок ответа на требование — 10 рабочих дней (п. 3 ст. 93 НК РФ).
• Нет первичных документов или книги учёта — это грубое нарушение правил учёта доходов и расходов: 10 000 руб. за один период, 30 000 руб. за несколько, а если из-за этого занижена база — 20% налога, но не менее 40 000 руб. (ст. 120 НК РФ).
• Расходы без документов снимут, налог и пени доначислят.

Частые ошибки

• Считать, что без бухучёта хранить нечего. Налоговый учёт ИП держится именно на этих документах.
• Выбрасывать документы через 5 лет после их даты. Срок считается после года, в котором документ использовали для налога, а по убыткам — весь срок переноса.
• Хранить только сканы бумажных документов. Они не заменяют оригиналы.
• Хранить кадровые документы 5 лет, как налоговые. Для документов по личному составу срок — 50 лет.

Что делать

1. Составьте перечень документов вашего ИП по пяти группам выше.
2. Заведите архив по годам и контрагентам — бумажный и электронный.
3. Сверяйте выписки банка с книгой учёта хотя бы раз в квартал.
4. Храните квитанции о приёме всей отчётности вместе с самими отчётами.
5. Раз в год проверяйте архив: что уже можно уничтожить, а что ещё нужно для переноса убытка.

Вопросы и ответы

Сколько хранить документы, если ИП закрыт?

Те же 5 лет: закрытие ИП не отменяет обязанность по налогам за период деятельности. Кадровые документы — 50 лет.

Нужно ли хранить документы самозанятому?

Самозанятый на НПД не ведёт книгу учёта и не сдаёт декларации, доходы фиксируются через приложение «Мой налог». Но договоры и подтверждения оплат по крупным сделкам лучше хранить — они пригодятся при споре с заказчиком.

Можно ли хранить всё только в электронном виде?

Только документы, которые изначально были электронными и подписаны электронной подписью. Бумажные оригиналы нужно хранить в бумаге.

Если не хотите разбираться, какие документы и сколько хранить, поручите это нам: бухгалтерское сопровождение BuhgalterGroup включает учёт первички, ведение книги учёта и подготовку документов по требованиям налоговой.