Бухгалтер или сам: кому можно без специалиста в 2026

Вести учёт самому или отдать бухгалтеру — вопрос не принципа, а сложности. ИП на УСН без работников и с простыми операциями часто справляется сам. Но есть три границы, после которых ошибки начинают стоить дороже, чем услуги специалиста: работники, НДС и взносы с уменьшением налога. Разберём каждую.

Граница первая: работники и зарплата

С первым сотрудником учёт меняется полностью. Появляются кадровые документы — трудовой договор, приказы, личная карточка; созданные после 2003 года, они хранятся 50 лет (ст. 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ). Работодатель становится налоговым агентом по НДФЛ и платит страховые взносы.

НДФЛ с зарплаты перечисляют двумя платежами: удержанный с 1 по 22 число — до 28-го числа того же месяца, удержанный с 23-го по последнее число — до 5-го числа следующего месяца (п. 6 ст. 226 НК РФ). Плюс ежемесячные персонифицированные сведения, ЕФС-1 о приёме и увольнении, ежеквартальные 6-НДФЛ и РСВ. Ошибка в любом из этих отчётов — штраф и вопросы от налоговой и Социального фонда.

Граница вторая: НДС и режимы

На УСН освобождение от НДС действует автоматически, если доходы за предыдущий год не больше 20 млн руб. (порог для 2026 года; для 2027 — 15 млн, для 2028 — 10 млн). Если порог превышен в текущем году, освобождение теряется с 1-го числа месяца, следующего за месяцем превышения (п. 5 ст. 145 НК РФ).

Дальше нужно выбрать: ставка 22% с вычетами или 5% / 7% без вычетов (п. 8 ст. 164 НК РФ). Пониженную ставку применяют не менее 12 кварталов подряд (п. 9 ст. 164 НК РФ). С этого момента — счета-фактуры, книги покупок и продаж, ежеквартальная декларация только в электронном виде. Самостоятельно это вести можно, но цена ошибки резко растёт.

Граница третья: взносы ИП и уменьшение налога

ИП на УСН «доходы» без работников уменьшает налог и авансы на всю сумму взносов за себя, с работниками — не более чем на 50% (п. 3.1 ст. 346.21 НК РФ). Учитываются взносы, подлежащие уплате в этом году: фиксированные можно учесть ещё до того, как вы их заплатили, а 1% за прошлый год — как правило, в том году, когда наступает срок его уплаты. Кто об этом не знает, переплачивает.

Фиксированные взносы за 2026 год — 57 390 руб., не позднее 28 декабря 2026 года; 1% с дохода свыше 300 000 руб. — не позднее 1 июля следующего года (п. 2 ст. 432 НК РФ), максимум за 2026 год — 321 818 руб. (п. 1.2 ст. 430 НК РФ).

Сроки, которые нужно знать всегда

• Авансы по УСН — до 28 апреля, 28 июля и 28 октября; уведомления по ним — до 25-го числа месяца уплаты.
• Декларация по УСН — организации до 25 марта, ИП до 25 апреля следующего года (ст. 346.23 НК РФ).
• Фиксированные взносы ИП — не позднее 28 декабря; 1% с дохода свыше 300 000 руб. — до 1 июля следующего года (п. 2 ст. 432 НК РФ).
• 6-НДФЛ и РСВ — до 25-го числа месяца после квартала; за год 6-НДФЛ — до 25 февраля, РСВ — до 25 января.

Частые ошибки

• Просрочили декларацию. Штраф 5% неуплаченного налога за каждый полный или неполный месяц, не более 30% и не менее 1 000 руб. (ст. 119 НК РФ); при просрочке больше 20 рабочих дней счёт могут заблокировать (п. 3 ст. 76 НК РФ).
• Вели учёт без первичных документов. Грубое нарушение правил учёта: 10 000 руб. за один период, 30 000 руб. за несколько, при занижении базы — 20% налога, но не менее 40 000 руб. (ст. 120 НК РФ).
• Не заметили превышение порога по НДС. Налог доначислят с 1-го числа месяца после превышения, плюс пени и штраф.
• Не уменьшили налог на взносы. Самая частая переплата у ИП, которые ведут учёт сами.

Что делать

1. Если у вас нет работников, НДС и сложных операций, вести учёт самостоятельно реально: поставьте напоминания на сроки из списка выше.
2. Следите за доходами нарастающим итогом и заранее посчитайте сценарии НДС: 22% с вычетами или 5% / 7% без вычетов.
3. Уменьшайте налог и авансы на взносы — это законная экономия.
4. С первым сотрудником или при появлении НДС передайте учёт специалисту или хотя бы проверяйте отчётность у бухгалтера.

Вопросы и ответы

Я самозанятый с ровными поступлениями. Нужен ли бухгалтер?

Скорее нет: на НПД отчётности нет, доходы фиксируются чеками в приложении «Мой налог». Бухгалтер понадобится, если вы выйдете за лимит НПД (2,4 млн руб. в год) или параллельно откроете ООО.

Можно ли добровольно стать плательщиком НДС, чтобы работать с крупными заказчиками?

Нет. Упрощенец с доходом ниже порога не может отказаться от освобождения добровольно (письмо Минфина от 02.10.2024 № 03-07-11/95245) — плательщиком НДС он становится только при превышении порога.

Открыл ИП 1 октября 2026 года. Сколько взносов за год?

Пропорционально: за три полных месяца — 57 390 / 12 × 3 = 14 347,5 руб. (п. 3 ст. 430 НК РФ). Порог 300 000 руб. для 1% не уменьшается.

Один сотрудник на полставки — можно вести учёт самому?

Технически можно, но появляются кадровые документы со сроком хранения 50 лет, НДФЛ двумя платежами в месяц и ежемесячные и квартальные отчёты. Поэтому большинство предпринимателей на этом этапе передают учёт специалисту.

Если вы на одной из этих границ, посмотрите бухгалтерское сопровождение BuhgalterGroup: возьмём на себя учёт, зарплату, НДС и отчётность, а вы займётесь бизнесом.