Что нельзя списать в расходы на УСН: список и нормы

На УСН «доходы минус расходы» налоговую базу уменьшают только затраты из закрытого перечня. Всё остальное, даже реальное, оплаченное и подтверждённое документами, базу не уменьшает. С таких сумм налог платят в обычном порядке. Разберём, что чаще всего пытаются списать зря и когда расход признаётся.

Главное правило: перечень закрыт

Учитываются только расходы, прямо названные в п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Кроме того, расход должен соответствовать ст. 252 НК РФ: быть обоснованным, подтверждённым документами и направленным на получение дохода. Одного соответствия ст. 252 мало, расход ещё должен быть в перечне.

Момент признания зависит от вида расхода (п. 2 ст. 346.17 НК РФ):

• Материалы, работы, услуги признаются после оплаты и фактического получения.
• Товары для перепродажи признаются, когда выполнены оба условия: товар оплачен поставщику и продан покупателю.
• Основные средства (имущество дороже 100 000 ₽, п. 4 ст. 346.16, ст. 257 НК РФ) признаются после оплаты и ввода в эксплуатацию. Стоимость списывают равными долями по отчётным периодам до конца года (п. 3 ст. 346.16 НК РФ). Имущество дешевле 100 000 ₽ списывают как материальные расходы сразу после оплаты.

Что чаще всего пытаются списать зря

• Штрафы, пени, неустойки. Санкций в перечне нет: ни за нарушение договоров, ни от ГИБДД, налоговой или Роспотребнадзора, ни пеней по налогам и взносам. Их платят из своих средств.
• Личные покупки владельца и сотрудников. Продукты, одежда, техника «для дома» не связаны с доходом и не проходят по ст. 252 НК РФ. Оплата с карты ИП ничего не меняет, при проверке такие суммы снимут.
• Представительские расходы. Отдельной строки для них в перечне нет: приём гостей, транспорт и угощение на переговорах учесть нельзя. Командировочные расходы и оплата труда — другие статьи, у них свои правила.
• Премии и подарки без основания. В расходы идёт только оплата труда в смысле ст. 255 НК РФ. Чтобы премия уменьшала базу, она должна быть предусмотрена трудовым или коллективным договором либо локальным актом, на который ссылается трудовой договор. Разовый подарок «от души» не учитывается.
• НДС. НДС, предъявленный покупателям и уплаченный в бюджет, в расходы не включают, но и в доходы он не входит. Входящий НДС, который приняли к вычету (при ставке 22%), тоже не списывают. На освобождении и при ставках 5% и 7% вычета нет, поэтому входящий НДС по оплаченным покупкам учитывают в расходах (пп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Суточные: расход и НДФЛ — разные вещи

Суточные учитывают в расходах в фактически выплаченной сумме (пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ), если их размер обоснован и закреплён документами. Лимиты 700 ₽ в сутки по России и 2 500 ₽ за границей ограничивают не расход, а освобождение от НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ). Если суточные выше лимита, расход признают полностью, а с превышения удерживают НДФЛ как налоговый агент. Размер суточных закрепите в положении о командировках.

Исправление ошибок и хранение документов

• Если в расходы попала лишняя сумма и налог занижен, подайте уточнённую декларацию и доплатите налог с пенями (п. 1 ст. 81, ст. 75 НК РФ). Если сделать это до того, как ошибку найдёт инспекция, штрафа можно избежать (п. 4 ст. 81 НК РФ).
• Организации хранят бухгалтерские документы не менее 5 лет после отчётного года (ч. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).
• Все налогоплательщики, включая ИП, хранят документы налогового учёта 5 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).
• Документы по убытку, который переносится на будущее, хранят весь срок, пока он уменьшает базу (п. 7 ст. 346.18 НК РФ).

Частые ошибки

• Штраф ГИБДД списан в расходы. Последствия: доначисление налога, пени и штраф 20% (ст. 75, п. 1 ст. 122 НК РФ).
• Расход учтён до оплаты. База занижена, при проверке сумму снимут (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
• Основное средство списано целиком сразу после оплаты, без ввода в эксплуатацию и без распределения по кварталам (п. 3 ст. 346.16 НК РФ).
• Расход по сделке с «технической» компанией. Его снимут по ст. 54.1 НК РФ, доначислят налог и пени, штраф составит 20%, а при умысле 40% (ст. 122 НК РФ).
• Подарок сотруднику учтён как оплата труда, хотя трудовой договор его не предусматривает (ст. 255 НК РФ).

Что делать

1. Составьте список регулярных трат и сверьте каждую с п. 1 ст. 346.16 НК РФ.
2. Перед оплатой проверяйте три условия: расход есть в перечне, он обоснован и подтверждён, понятен момент признания (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
3. Пропишите премии в трудовых договорах или локальном акте со ссылкой в договоре.
4. Закрепите размер суточных в положении о командировках и удерживайте НДФЛ с превышения лимита.
5. По каждому расходу храните комплект: договор, счёт, акт или чек, платёжку.

Вопросы и ответы

Штраф выписан на организацию, а не на директора. Его можно учесть?

Нет. Неважно, на кого выписан штраф: санкций в перечне п. 1 ст. 346.16 НК РФ нет. Штраф платят, но базу он не уменьшает.

Купили и оплатили оборудование. Можно сразу списать всю сумму?

Если оборудование стоит до 100 000 ₽, это не основное средство: его списывают как материальные расходы сразу после оплаты. Если дороже, это основное средство. Расход признают после оплаты и ввода в эксплуатацию, равными долями до конца года (п. 2 ст. 346.17, п. 3 ст. 346.16 НК РФ). Если ввели в эксплуатацию в следующем квартале, списывать начинают с него.

Суточные 3 000 ₽ в сутки. Всю сумму можно в расходы?

Да, если размер закреплён в положении о командировках и подтверждён документами (пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). С суммы сверх 700 ₽ (по России) удержите НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Инспекция сняла расход. Что делать?

Проверьте три вещи: есть ли расход в перечне, оплачен ли он и правильно ли выбран момент признания. Если всё в порядке, подготовьте пояснения и документы. На пояснения при камеральной проверке даётся 5 рабочих дней (п. 3 ст. 88 НК РФ), на представление документов 10 рабочих дней (п. 3 ст. 93 НК РФ). Если расхода в перечне нет, налог придётся доплатить с пенями (ст. 75 НК РФ).

Хотите заранее понять, какие траты можно учесть? Бухгалтеры BuhgalterGroup проверят вашу книгу учёта доходов и расходов и подскажут, что принять, а что безопаснее оставить за счёт прибыли. Подробнее о бухгалтерском сопровождении.