Что проверяет налоговая при выездной проверке: НДС, расходы, сотрудники

Выездная проверка касается прежде всего организаций и ИП, у которых есть НДС, налог на прибыль (у ИП — НДФЛ или спецрежим) и заметные обороты, а также работодателей. Инспекторы приходят не «посмотреть всё», а проверить конкретные зоны риска. Ниже — что именно они изучают, какие документы вправе требовать и в какие сроки нужно ответить, чтобы не получить штраф раньше, чем доначисление.

Какие периоды проверяют и что смотрят в первую очередь

Выездная проверка проводится на территории налогоплательщика, а если помещения для неё нет — в инспекции (п. 1 ст. 89 НК РФ). Глубина — не более трёх календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проверке (п. 4 ст. 89 НК РФ). То есть решение 2026 года охватывает 2023–2025 годы; текущий год в проверяемый период не входит. Повторно один налог за один период не проверяют, кроме случаев, прямо названных в НК РФ.

НДС и вычеты. Смотрят, подтверждён ли вычет реальной закупкой: есть ли товар, принят ли он на учёт, использован ли в облагаемой деятельности (п. 1 ст. 172 НК РФ). Отдельно проверяют «разрывы» по цепочке поставщиков: если у контрагента не сформирован источник для вычета, вопросы придут и к вам.

Расходы по налогу на прибыль (у ИП на ОСНО — по НДФЛ, на спецрежиме — расходы, которые уменьшают базу). Проверяют не комплектность бумаг, а реальность операции и её деловую цель. Расход должен быть документально подтверждён, экономически оправдан и связан с деятельностью, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ). Типичные претензии — услуги без результата, сделки со «своими» фирмами, документы с признаками фиктивности.

Общая рамка для обеих зон — ст. 54.1 НК РФ: нельзя уменьшать базу или сумму налога через сделки, которых не было, или через контрагента, который их фактически не исполнял.

Сотрудники и зарплата. Интересуют неоформленные работники, выплаты ниже средней по отрасли, схемы с «конвертами». Проверяют кадровые документы, расчётные ведомости, совпадение численности в отчётности. Здесь же риск переквалификации гражданско-правовых договоров в трудовые.

Документы, пояснения и сроки

• Документы по требованию — 10 рабочих дней со дня получения (п. 3 ст. 93 НК РФ). Если документов нет или представить их в срок невозможно, уведомите инспекцию письменно не позднее следующего дня после получения требования — с причинами и сроком, в который документы будут представлены. Доступные документы подайте в течение 10 рабочих дней.
• Документы по сделке с контрагентом (встречная проверка) — 5 рабочих дней (ст. 93.1 НК РФ).
• Пояснения при камеральной проверке — 5 рабочих дней (п. 3 ст. 88 НК РФ). Продлить этот срок уведомлением нельзя.
• Квитанция о приёме требования — передать по ТКС в течение 6 рабочих дней (п. 5.1 ст. 23 НК РФ); если не передать и через 10 рабочих дней после этого срока, счёт могут заблокировать (пп. 2 п. 3 ст. 76 НК РФ).
• Хранение бухгалтерских документов — не менее 5 лет после отчётного года (ч. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). Документы по убытку хранятся весь срок, пока он уменьшает базу (п. 4 ст. 283, п. 7 ст. 346.18 НК РФ).

Частые ошибки

• Не ответили на требование о документах — 200 руб. за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ), а инспекция продолжит проверку по своим данным.
• Работали с технической компанией — расходы и вычеты снимают по ст. 54.1 НК РФ, плюс штраф 20% неуплаченного налога, при умысле — 40% (п. 1 и п. 3 ст. 122 НК РФ).
• Нет первичных документов или они с ошибками — грубое нарушение правил учёта: 10 000 руб. за один период, 30 000 руб. за несколько, при занижении базы — 20% налога, не менее 40 000 руб. (ст. 120 НК РФ).
• Не сдали декларацию вовремя — 5% неуплаченного налога за каждый полный или неполный месяц просрочки, не более 30% и не менее 1 000 руб. (ст. 119 НК РФ); при просрочке больше 20 рабочих дней счёт могут заблокировать (п. 3 ст. 76 НК РФ).

Что делать

• Сверьте вычеты НДС с фактическими закупками за три предыдущих года: есть ли товар, принят ли на учёт, использован ли в деятельности.
• Проверьте контрагентов по открытым источникам: адрес массовой регистрации, номинальный директор, отсутствие ресурсов для исполнения договора.
• Поднимите первичку по крупным и «нетипичным» сделкам: акты, результат услуг, переписка, доказательства деловой цели.
• Сверьте численность и фонд оплаты с отчётностью: РСВ, 6-НДФЛ, персонифицированные сведения, ЕФС-1 должны совпадать с кадровыми документами.
• Восстановите утраченные документы заранее и проверьте сроки хранения — их отсутствие на проверке трактуется против налогоплательщика.
• Назначьте ответственного за приём требований по ТКС: квитанция — 6 рабочих дней, документы — 10 рабочих дней (5 рабочих дней — по ст. 93.1 НК РФ), а о невозможности представить документы уведомляйте на следующий день после требования.

Вопросы и ответы

За сколько лет могут проверить, если я работаю с 2013 года?

Не более трёх календарных лет, предшествующих году решения о проверке (п. 4 ст. 89 НК РФ). Решение 2026 года охватывает 2023–2025 годы. Исключение — убытки: если вы переносите убыток прошлых лет, инспекция вправе запросить документы, подтверждающие этот убыток, даже за более ранние годы.

Инспектор просит документы, которых у нас нет. Что писать в ответе?

Письменно уведомьте инспекцию о невозможности представить документы не позднее следующего дня после получения требования, назвав причины и реальный срок представления (п. 3 ст. 93 НК РФ). Документы, которые есть, подайте в течение 10 рабочих дней. Молчание грозит штрафом 200 руб. за каждый документ (п. 1 ст. 126 НК РФ); письменное уведомление с причинами снижает этот риск.

Пришло требование по сделке с контрагентом, а мы с ним не работали.

Сообщите об этом письменно в течение 5 рабочих дней (ст. 93.1 НК РФ). Не отвечать нельзя: инспекция посчитает требование неисполненным. Приложите выписки по счёту и договоры, подтверждающие отсутствие отношений.

Могут ли допросить директора или главного бухгалтера?

Да, допрос свидетеля — самостоятельное действие при проверке (ст. 90 НК РФ). Явиться по вызову обязательно, но свидетель вправе не свидетельствовать против себя и близких родственников (ст. 51 Конституции РФ). Неявка без уважительной причины — штраф 1 000 руб., неправомерный отказ от показаний или ложные показания — 3 000 руб. (ст. 128 НК РФ). К допросу стоит подготовиться заранее: восстановить хронологию сделок по документам, а не по памяти.

Если не уверены, что база выдержит проверку, начните с ревизии контрагентов и первички — это спокойнее, чем исправлять доначисления. В BuhgalterGroup помогут проверить документы и навести порядок в учёте: бухгалтерское сопровождение.