Электронная подпись для бизнеса в 2026 году: какая нужна

Электронная подпись нужна везде, где документы оформляют в электронном виде: в отчётности в ФНС и СФР, в ЭДО с контрагентами, в банке, на маркетплейсах, в госзакупках. Если выбрать не тот вид подписи или не тот удостоверяющий центр (УЦ), сертификат не примет площадка или ведомство, и его придётся выпускать заново. Разберём, какая подпись нужна руководителю, ИП и сотрудникам.

Три вида подписи

Закон № 63-ФЗ делит подписи по юридической силе, а не по цене сертификата.

• ПЭП, простая (ч. 2 ст. 5 Закона № 63-ФЗ). Это код из СМС или пара логин и пароль. Подтверждает, что документ подписан, но не защищает его от изменений. Годится для внутренних согласований и для сервисов, где стороны заранее договорились о правилах её использования (ч. 2 ст. 6).
• УНЭП, усиленная неквалифицированная (ч. 3 ст. 5). Позволяет установить, кто подписал документ, и увидеть изменения после подписания. Применяется по соглашению сторон: внутренний документооборот, ЭДО, отдельные сервисы. Для отчётности в ФНС и СФР и для госзакупок не подходит.
• КЭП, квалифицированная (ч. 4 ст. 5). Документ с КЭП равнозначен бумажному с собственноручной подписью (ч. 1 ст. 6). Её принимают ФНС, СФР, ЕИС в закупках, суды и большинство банков.

Кто и где получает КЭП

• Руководитель организации и ИП с 2022 года получают КЭП только в УЦ ФНС или у его доверенных лиц, то есть в некоторых банках (ст. 17.2 Закона № 63-ФЗ). Сертификат выдают бесплатно, обычно в день обращения, и он действует 15 месяцев. Носитель (токен) с сертификатом ФСТЭК или ФСБ приносят свой. Эта подпись подходит для отчётности, ЭДО, банков и закупок.
• Сотрудники (бухгалтер, менеджер, заместитель) получают КЭП как физлица в коммерческом аккредитованном УЦ. Подписывают документы от имени компании этой подписью вместе с машиночитаемой доверенностью (МЧД).

МЧД: как подписывают сотрудники

С 1 сентября 2023 года подписи «на компанию», выданные сотрудникам, больше не действуют. Сотрудник подписывает документы своей личной КЭП, а полномочия подтверждает МЧД. Руководителю доверенность не нужна, он действует от имени компании без неё.

• МЧД оформляют в формате XML и подписывают КЭП руководителя.
• В МЧД указывают только нужные полномочия, например: отчётность в ФНС и СФР, подписание договоров и актов, ЭДО с конкретными контрагентами.
• По МЧД сотрудник вправе подписывать и сдавать отчётность в ФНС и СФР. Для налоговой МЧД регистрируют в распределённом реестре ФНС, где проверяют её статус и срок действия.
• В сертификате и в МЧД должны совпадать ФИО, ИНН и СНИЛС сотрудника, а также ИНН организации.
• При увольнении сотрудника или смене полномочий доверенность отзывают в тот же день.

Сроки и хранение

• Сертификат перевыпускайте заранее, за 2–3 недели до окончания срока, чтобы не сорвать сдачу отчётности.
• Если ключ украден или к нему получил доступ посторонний, сообщите в УЦ не позднее одного рабочего дня (п. 3 ч. 1 ст. 10 Закона № 63-ФЗ). Пока сертификат не отозван, подписи чужим ключом считаются подписями компании.
• МЧД оформляют до первой подписи сотрудника и перевыпускают при изменении полномочий.
• Бухгалтерские документы хранят не менее 5 лет после отчётного года (ч. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ), кадровые документы, оформленные после 2003 года, хранят 50 лет (ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ). Сертификаты и МЧД, которыми подписаны документы, храните столько же.

Частые ошибки

• Руководителю покупают КЭП в коммерческом УЦ. С 2022 года КЭП руководителя и ИП выдаёт только УЦ ФНС и его доверенные лица. Пока ошибку исправляют, отчётность опаздывает, а за опоздание грозит штраф по ст. 119 НК РФ.
• Сотрудник подписал отчёт без МЧД. Такой отчёт не примут, и он будет считаться не сданным. Последствия: штраф по ст. 119 НК РФ, а если декларация опоздает больше чем на 20 рабочих дней, то и блокировка счёта (пп. 1 п. 3 ст. 76 НК РФ).
• Не отозвали МЧД уволенного сотрудника. Он продолжает подписывать документы от имени компании, а отвечать за них придётся ей.
• Руководитель передал свой ключ бухгалтеру. Это нарушает обязанность хранить ключ в тайне (ч. 1 ст. 10 Закона № 63-ФЗ). Все документы будут считаться подписанными руководителем. Правильный путь — личная КЭП сотрудника и МЧД.
• Отчётность сдана с ПЭП или УНЭП. Ведомство её не примет, срок будет пропущен.

Что делать

1. Составьте список мест, где нужна подпись: ФНС, СФР, ЭДО, банк, маркетплейсы, закупки, внутренние согласования.
2. Руководителю и ИП получите КЭП в УЦ ФНС или у его доверенного лица.
3. Определите, какие сотрудники будут подписывать. Оформите им личные КЭП в коммерческом УЦ и МЧД с нужными полномочиями.
4. Ведите журнал: кому выдан сертификат, какие полномочия по МЧД, до какого числа они действуют, когда отозваны.
5. Поставьте напоминания о перевыпуске сертификатов за 2–3 недели до окончания срока.

Вопросы и ответы

Я ИП без сотрудников. Можно обойтись без КЭП?

Для отчётности в ФНС, работы с ЭДО и большинством банков и маркетплейсов КЭП всё равно понадобится. Её бесплатно выдаёт УЦ ФНС. Для внутренних согласований и переписки с контрагентом достаточно ПЭП или УНЭП, если вы договорились об этом (ч. 2 ст. 6 Закона № 63-ФЗ).

Может ли заместитель подписывать документы ключом руководителя?

Нет. Ключ должен быть только у его владельца (ч. 1 ст. 10 Закона № 63-ФЗ). Заместитель получает свою КЭП как физлицо, а руководитель выдаёт ему МЧД с нужными полномочиями.

Может ли бухгалтер сдавать отчётность за компанию?

Да, своей личной КЭП и по МЧД, в которой указаны полномочия на сдачу отчётности. Без МЧД отчёт не примут.

Сколько действует сертификат?

Сертификат от УЦ ФНС действует 15 месяцев. У коммерческих УЦ срок обычно 12–15 месяцев, точный указан в сертификате. Перевыпустить его нужно до окончания срока, иначе вы не сможете подписывать отчётность и документы в ЭДО и банке.

Не хотите разбираться с подписями, доверенностями и сроками сами? Бухгалтеры BuhgalterGroup помогут оформить КЭП и МЧД и будут сдавать отчётность за вас вовремя. Подробнее о бухгалтерском сопровождении.