Книга учёта доходов и расходов: кому вести и как заполнять в 2026 году

Книга учёта доходов и расходов (КУДиР) — налоговый регистр, в котором каждая операция подтверждается документом и на основании которого считается налог. Вести её обязаны организации и ИП на УСН, а ИП на патенте — только в части доходов. На НПД книгу не ведут, самозанятым она не нужна.

Кому и какую книгу вести

На УСН книгу ведут все — и организации, и ИП, при любом объекте налогообложения. Это требование ст. 346.24 НК РФ. Форма книги и порядок заполнения утверждены приказом Минфина России от 11.10.2012 № 135н, отступать от неё нельзя.

На патенте ИП ведёт учёт только доходов (ст. 346.53 НК РФ), расходы не фиксирует — стоимость патента от них не зависит. При совмещении УСН и патента нужны две книги: доходы распределяются между режимами, и в каждую попадает своя часть. При совмещении с НПД книга по самозанятости не ведётся.

Запись делают на каждую операцию, подтверждённую первичным документом: чеком, платёжным поручением, актом, накладной. Нет документа — нет записи. Доходы на УСН признаются кассовым методом: по дате поступления денег, а не отгрузки (п. 1 ст. 346.17 НК РФ). Расходы должны быть в перечне ст. 346.16 НК РФ и подтверждены документами (п. 2 ст. 346.16 НК РФ) — то, чего в списке нет, в книгу не попадает.

Форма книги: четыре раздела и способы ведения

Книга состоит из четырёх разделов. Первый — доходы и расходы по каждой операции за квартал и нарастающим итогом с начала года. Второй — расходы на основные средства и нематериальные активы. Третий — расчёт расходов на приобретение основных средств. Четвёртый — убытки прошлых лет, уменьшающие базу; его заполняют только при объекте «доходы минус расходы».

Вести книгу можно на бумаге, в Excel или в бухгалтерском сервисе. Электронную форму по итогам года распечатывают, прошнуровывают и нумеруют. Бумажную книгу до начала ведения прошнуровывают, но заверять её в налоговой с 2013 года не нужно.

Исправлять записи можно: неверную строку зачёркивают, вписывают правильную сумму и обоснование — например, «исправлено, верно 15 000 руб.». Замазывать и стирать записи нельзя.

Сроки: когда что делать с книгой

• Распечатать и прошнуровать электронную КУДиР за год — до сдачи декларации по УСН, то есть организациям до 25 марта, ИП до 25 апреля следующего года; правило следует из порядка заполнения по приказу Минфина № 135н и ст. 346.24 НК РФ
• Сдать декларацию по УСН (организации) — до 25 марта следующего года, ст. 346.23 НК РФ
• Сдать декларацию по УСН (ИП) — до 25 апреля следующего года, ст. 346.23 НК РФ
• Уплатить налог по УСН за год — организациям до 28 марта, ИП до 28 апреля следующего года; авансовые платежи — до 28 апреля, 28 июля и 28 октября, ст. 346.23 НК РФ
• Хранить книгу и первичные документы — не менее 5 лет после отчётного года, ч. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ; для налогового учёта — 5 лет, пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ

Частые ошибки

• Запись без подтверждающего документа. Расход признают неподтверждённым, базу пересчитают и доначислят налог при проверке — п. 2 ст. 346.16 НК РФ.
• В книге расход, которого нет в перечне ст. 346.16 НК РФ. Сумму исключат, налог по УСН «доходы минус расходы» вырастет, даже если деньги реально потрачены.
• Ошибка в сумме или периоде, занизившая налог. Грозит штрафом по ст. 120 НК РФ: 10 000 руб. за грубое нарушение в одном периоде и 30 000 руб. — если периодов несколько.
• Книга не велась вообще. Это грубое нарушение правил учёта объектов налогообложения по ст. 120 НК РФ; при проверке нечем подтвердить доходы и расходы — базу посчитают по данным ФНС.

Что делать

1. Определите режим и то, какую книгу вести: одну (УСН) или две (УСН и патент).
2. Выберите способ ведения: бумага, Excel или сервис — с учётом того, что электронную книгу по итогам года распечатывают и прошнуровывают.
3. Настройте форму по приказу Минфина № 135н со всеми четырьмя разделами.
4. Введите правило: сначала первичный документ, затем запись в книге. Документы храните по годам.
5. Записывайте операции по датам движения денег — на УСН действует кассовый метод (п. 1 ст. 346.17 НК РФ).
6. В конце квартала сверяйте книгу с кассой и банком и проверяйте расходы по ст. 346.16 НК РФ.
7. По итогам года распечатайте и прошнуруйте книгу, сдайте декларацию в срок (ст. 346.23 НК РФ) и храните документы не менее 5 лет (ч. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).

Вопросы и ответы

Нужно ли заверять КУДиР в налоговой?

Нет. С 2013 года заверение книги в инспекции отменено, прошнуровать и пронумеровать её можно самостоятельно. Электронную книгу по итогам года выводят на бумагу и хранят. Штамп налоговой при проверке не потребуют.

Можно ли вести КУДиР только в Excel и не распечатывать?

Вести в электронном виде можно, порядок заполнения это допускает. Но по окончании налогового периода книгу нужно вывести на бумагу, распечатать и прошнуровать. До конца года распечатывать каждую операцию не нужно — главное, чтобы данные были полными и совпадали с первичкой.

Что будет, если в книге ошибка, но налог заплачен верно?

За ошибку при верно исчисленном налоге штрафа по ст. 120 НК РФ нет: норма касается грубого нарушения, из-за которого база занижена. Но ошибку лучше исправить — зачеркнуть неверную строку, вписать правильную сумму и обоснование.

ИП на патенте: нужно ли учитывать расходы?

Нет, ИП на патенте ведёт учёт только доходов (ст. 346.53 НК РФ). Расходы в книгу не вносят: стоимость патента от них не зависит, а уменьшение стоимости на страховые взносы оформляют не в книге. Если параллельно есть УСН — ведите отдельную книгу по УСН.

Если вы хотите, чтобы книга велась без ошибок, а отчётность сдавалась в срок, — обратитесь в бухгалтерское сопровождение BuhgalterGroup. Мы настраиваем учёт под ваш режим, ведём КУДиР и сдаём отчётность.