Первый сотрудник: оформление пошагово и без штрафов

Кого это касается

Если вы впервые берёте человека в штат — продавца, помощника, бухгалтера на полдня, — процедура одна и та же. Трудовые отношения возникают с момента фактического допуска к работе с ведома работодателя (ст. 16 ТК РФ), поэтому оформлять документы лучше до первого рабочего дня. Устные договорённости «попробуем месяц» закон не признаёт: нужен письменный договор. Если работник всё же приступил без документа, письменный договор оформляется не позднее трёх рабочих дней со дня фактического допуска (ст. 67 ТК РФ) — но это способ исправить нарушение, а не норма.

Документы при приёме: по порядку

Трудовой договор. Составляется в двух экземплярах, каждый подписывается обеими сторонами, один передаётся работнику под роспись (ст. 67 ТК РФ). В договоре обязательны место работы, трудовая функция, дата начала, оплата и режим работы. Рекомендуем подписать его до первого рабочего дня.

Приказ о приёме. С 22.11.2021 издавать приказ — право, а не обязанность работодателя (ст. 68 ТК РФ). Если приказ издан, работника знакомят с ним под роспись в трёхдневный срок со дня фактического начала работы.

Сведения о трудовой деятельности. Лицам, впервые поступающим на работу после 31.12.2020, бумажная трудовая книжка не оформляется: сведения ведутся только электронно (ч. 8 ст. 2 Закона № 439-ФЗ, ст. 66.1 ТК РФ). Заявление о выборе способа ведения книжки от такого работника не требуется. Если же сотрудник ранее работал и имеет бумажную книжку, запись о приёме вносится в неё либо ведение переводится в электронный формат по его заявлению.

До подписания договора: что проверить и с чем ознакомить

Документы работника. Паспорт, СНИЛС, документ об образовании, если должность требует квалификации, военный билет при наличии, трудовую книжку, если она есть (ст. 65 ТК РФ). ИНН в обязательный перечень не входит — требовать его как условие приёма нельзя, можно попросить при наличии.

Медосмотр. Обязателен для несовершеннолетних, работников вредных производств, общепита, торговли, детских и медицинских учреждений и ряда других категорий. До прохождения медосмотра допускать к работе нельзя.

Локальные акты. Правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о персональных данных. Работника знакомят с ними под роспись до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ). Микропредприятие вправе полностью или частично отказаться от локальных актов и включить соответствующие условия в трудовые договоры (ст. 309.2 ТК РФ) — тогда знакомить не с чем, но условия должны быть в договоре.

Сроки: что и когда сделать

• Трудовой договор — рекомендуем до фактического допуска к работе; если работник уже приступил — не позднее трёх рабочих дней со дня допуска, ст. 67 ТК РФ.
• Ознакомление с приказом о приёме (если издан) — в трёхдневный срок со дня фактического начала работы, ст. 68 ТК РФ.
• ЕФС-1 о приёме в Социальный фонд — не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа, ст. 11 Закона № 27-ФЗ.
• НДФЛ с зарплаты — удержанный с 1 по 22 число перечисляется до 28-го числа текущего месяца, с 23-го по последнее число — до 5-го числа следующего месяца, п. 6 ст. 226 НК РФ.

Частые ошибки

• Человек работает, договор не подписан. При проверке это не «недооформленность», а уклонение от оформления трудового договора: штраф должностному лицу 10 000–20 000 руб., ИП 5 000–10 000 руб., организации 50 000–100 000 руб. (ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ).
• Не подан ЕФС-1 о приёме. Штраф 500 руб. за каждого работника, по которому сведения не представлены или представлены с опозданием (ст. 17 Закона № 27-ФЗ).
• Работник допущен без медосмотра. Штраф по ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ: должностное лицо и ИП — 15 000–25 000 руб., организация — 110 000–130 000 руб.
• Нет правил внутреннего трудового распорядка, а микропредприятием вы не являетесь. Отсутствие обязательного локального акта — предупреждение или штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, а любое взыскание работнику суд снимет.
• Оформлена бумажная трудовая книжка впервые трудоустроенному. Документ недействителен, запись о стаже не учтена; придётся переходить на электронные сведения и подавать корректирующие формы.

Что делать

1. Определите должность, оклад, режим работы и проверьте, нужен ли медосмотр.
2. Выясните, есть ли у работника бумажная трудовая книжка и каким способом он хочет вести сведения о стаже.
3. Подготовьте локальные акты либо включите их условия в договор, если вы микропредприятие.
4. Соберите документы работника: паспорт, СНИЛС, образование, военный билет, трудовую книжку (при наличии).
5. Подпишите трудовой договор в двух экземплярах до первого рабочего дня, один отдайте работнику под роспись.
6. Издайте приказ о приёме, если решили его оформлять, и ознакомьте с ним работника в трёхдневный срок со дня начала работы.
7. Внесите запись в трудовую книжку, если она есть, либо сведения подаются электронно (для впервые трудоустроенных — только электронно).
8. В день издания приказа подайте ЕФС-1 о приёме в СФР и настройте расчёт зарплаты и НДФЛ.

Вопросы и ответы

Можно ли сначала взять человека на испытательный срок без договора?

Нет. Испытание — это условие трудового договора, а не отдельный статус. Без подписанного договора работать «на испытании» незаконно, и допуск к работе без оформления — самостоятельное нарушение.

Обязательно ли заводить бумажную трудовую книжку первому сотруднику?

Нет. Впервые трудоустроенным после 31.12.2020 бумажная книжка не оформляется, сведения ведутся только электронно (ч. 8 ст. 2 Закона № 439-ФЗ, ст. 66.1 ТК РФ). Заявление о выборе способа ведения от такого работника не требуется.

Мы небольшая компания — можно обойтись без правил внутреннего трудового распорядка?

Зависит от статуса. Микропредприятие вправе отказаться от локальных актов, включив их условия в трудовые договоры (ст. 309.2 ТК РФ). Остальным работодателям правила распорядка нужны (ст. 189 ТК РФ), иначе любое дисциплинарное взыскание будет снято.

Что будет, если ЕФС-1 подать на неделю позже?

Штраф 500 руб. за каждого работника (ст. 17 Закона № 27-ФЗ). Кроме того, сведения о стаже появятся в системе позже, и работник может обнаружить пробел при назначении пенсии.

Если не хотите разбираться в сроках и формах самостоятельно, поручите кадровый учёт и расчёт зарплаты специалистам BuhgalterGroup — оформим первого сотрудника с нуля и будем сдавать за него отчётность в срок.