Раздельный учёт при совмещении налоговых режимов в 2026 году

Кого касается и почему одного «котла» больше нет

Если у вас одновременно два налоговых режима — например, УСН и патент или УСН и НПД — доходы и расходы нужно разносить по каждому из них отдельно. Это не рекомендация, а требование закона: п. 8 ст. 346.18 НК РФ обязывает вести раздельный учёт, когда один и тот же вид деятельности может попасть под разные режимы. ИФНС при камеральной проверке смотрит именно на то, как вы отделили выручку и как обосновали распределение общих затрат.

Правило 1: доходы разносим строго по режиму

Каждое поступление должно быть привязано к конкретному режиму. Основание — вид деятельности, указанный в патенте (ст. 346.43 НК РФ) или в заявлении о переходе на УСН. Если оплата пришла на один счёт и назначение платежа неясное, восстановить картину за прошлые периоды почти невозможно.

Для патента отдельно учитывайте фактический доход по каждому патенту — это прямо предусмотрено п. 2 ст. 346.53 НК РФ и ст. 346.47 НК РФ. Если у ИП несколько патентов в разных регионах или по разным видам деятельности, каждый ведётся отдельно, даже если деньги пришли одной суммой.

При совмещении УСН и НПД доходы по НПД нельзя смешивать с УСН — они учитываются в приложении «Мой налог» и не попадают в книгу учёта доходов и расходов (ст. 2 Закона № 422-ФЗ).

Правило 2: общие расходы распределяем по обоснованной базе

Аренда офиса, зарплата административного персонала, связь, бухгалтерские услуги — это общие расходы, которые нельзя отнести к одному режиму напрямую. Их нужно распределять. Универсальный критерий, который принимает ИФНС, — пропорционально выручке по каждому режиму. Закон позволяет закрепить и другой экономически обоснованный критерий: площадь помещений, количество сотрудников, часы работы оборудования.

Ключевое требование — выбранный способ закрепить в учётной политике заранее, до начала периода (ст. 313 НК РФ для налогового учёта и ст. 9 Закона № 402-ФЗ для бухгалтерского). Расходы, которые относятся только к одному режиму, распределению не подлежат — их списываем напрямую.

Правило 3: страховые взносы и вычеты — отдельная история

Страховые взносы за работников, занятых в обоих режимах, тоже распределяются пропорционально выручке. Это влияет на вычет по УСН «доходы» (п. 3 ст. 346.21 НК РФ) — уменьшить налог можно только на ту часть взносов, которая относится к УСН-деятельности. По патенту стоимость уменьшается на взносы в пределах исчисленной суммы, и здесь работает то же правило разделения.

Фиксированные взносы ИП за себя при совмещении УСН и патента распределяются пропорционально доходам: та часть, что относится к патенту, уменьшает его стоимость, остальная — налог по УСН. Способ распределения также закрепляем в учётной политике.

Сроки, которые важно не пропустить

• Декларация по УСН — организации до 25 марта следующего года, ИП до 25 апреля следующего года; ст. 346.23 НК РФ
• Налог по УСН за год — организации до 28 марта следующего года, ИП до 28 апреля следующего года; ст. 346.23 НК РФ
• Авансовые платежи по УСН — до 28 апреля, 28 июля и 28 октября текущего года; ст. 346.21 НК РФ
• Отчётность по патентной деятельности — декларация не сдаётся, но КУДиР по каждому патенту нужно вести и хранить; ст. 346.53 НК РФ

Частые ошибки

• Доход от одного вида деятельности «раскидали» между режимами — при проверке это доначисление налога и штраф по ст. 122 НК РФ (20% от неуплаченной суммы, при умысле — 40%).
• Раздельный учёт вели, но способ распределения расходов не закрепили в учётной политике — инспекция не примет расчёт, расходы снимут, доначислят налог.
• Смешали взносы по НПД и УСН — уменьшение налога по УСН на «самозанятые» взносы неправомерно, доначисление налога и пени.
• Не сдали декларацию по УСН при «нулевой» деятельности на УСН — штраф не менее 1 000 руб. по ст. 119 НК РФ.

Что делать

1. Заведите отдельные регистры или субсчета бухучёта по каждому режиму: отдельные счета учёта доходов и расходов, отдельная КУДиР по каждому патенту.
2. Опишите в учётной политике порядок разделения доходов и способ распределения общих расходов с обоснованием выбранного критерия.
3. Настройте аналитику в 1С или другой программе так, чтобы каждая операция попадала на нужный режим автоматически.
4. Ежемесячно сверяйте обороты: общая выручка по банку и кассе должна совпадать с суммой выручки по всем режимам.
5. Разделяйте страховые взносы за работников и ИП за себя пропорционально выручке — и фиксируйте расчёт отдельной справкой.

Вопросы и ответы

Можно ли распределять общие расходы не по выручке, а по площади?

Да, если критерий экономически обоснован и закреплён в учётной политике. Например, если по одному виду деятельности занято 70% арендуемых площадей, а выручка даёт 40%, распределение по площади может быть более корректным. Главное — чтобы методика была единой в течение периода и её можно было подтвердить документами.

Что будет, если раздельный учёт не вести вообще?

При проверке инспекция не сможет подтвердить, к какому режиму относится выручка, и доначислит налог по наиболее «дорогому» варианту. Дополнительно — штраф по ст. 122 НК РФ и пени. Если искажение попало в отчётность, возможно привлечение должностного лица к административной ответственности.

Обязателен ли раздельный учёт, если виды деятельности на УСН и патенте разные?

Да. Раздельный учёт требуется не только когда один вид деятельности может попасть под оба режима, но и когда у вас параллельно два режима с разными операциями. п. 8 ст. 346.18 НК РФ прямо говорит о необходимости раздельного учёта доходов и расходов при совмещении.

Как быть с сотрудниками, которые работают сразу на двух режимах?

Зарплату и взносы по таким сотрудникам нужно распределять пропорционально времени, отработанному по каждому виду деятельности, либо по выручке — выбранный способ закрепите в учётной политике. Это влияет на вычет по УСН и на стоимость патента, поэтому расчёт лучше оформлять отдельной справкой ежемесячно.

Если вам проще передать настройку раздельного учёта специалистам — в BuhgalterGroup помогут выстроить регистры, учётную политику и распределение расходов под ваши режимы. Подробнее на странице бухгалтерское сопровождение.